Por: Luis Galeazzi, Director de Consultoría de Barrero & Larroudé, Fundador de E-campo y docente de política de empresas de la Universidad Austral.
En otras oportunidades hemos destacado que la base de una buena administración es contar con la información correcta y actualizada para tomar decisiones, y que ello depende de tres factores elementales: buenos procesos, buenos sistemas y personal profesional. Es como un banco de tres patas: si nos falla una perdemos el equilibrio. En esta ocasión, abordaremos la importancia de los sistemas administrativos. Uno de los aspectos más influyentes en la prosperidad del campo es el buen desempeño de sus empresas familiares que constituyen más del 90% de la actividad del sector. Dada esta importancia es muy relevante entender la naturaleza compleja de la Empresa Familiar (EF) para poder colaborar con su buen gobierno, aspecto que trataremos brevemente en esta columna.
Si bien tendemos a ver a la EF como un fenómeno único, la EF es la conjunción de dos sistemas sociales en principio independientes pero mutuamente conectados: la familia y la empresa. Cada uno de ellos tiene su propia estructura, reglas de funcionamiento, medidas de éxito y entorno. Lo interesante es que los eventos principales que le sucederán a uno también le sucederán al otro. Por ejemplo, una crisis económica o la enfermedad del jefe de familia. Cada sistema procesará dichos eventos con sus propias reglas y producirá sus propias respuestas, cuyos efectos se verificarán en ambas estructuras simultáneamente, puesto que familia y empresa están mutuamente condicionadas.
Además, tanto la familia como la empresa evolucionan en paralelo, cada cual bajo las reglas de su propia naturaleza: la familia tendrá hijos que crecerán y que se incorporarán –o no- a la empresa, habrá matrimonios, separaciones, envejecimiento, etc., mientras que la empresa si es exitosa crecerá y madurará para hacer sustentable el negocio y acrecentar el patrimonio familiar. Cada sistema es dinámico en sí mismo pero es a la vez dependiente de lo que ocurre en el otro.
Cuando decimos que empresa y familia son “sistemas sociales” debemos caracterizar brevemente de qué se trata esa afirmación. Los sistemas son entidades que actúan coordinadamente en función de una misión o meta compartida. Las partes que conforman el sistema se integran en función de los resultados buscados en lo que se denomina una estructura: una serie de relaciones que vinculan sus elementos para darles organicidad y eficacia.
El sistema social “familia” se caracteriza porque sus miembros no son elegidos en función de las necesidades del sistema sino que son sujetos insustituibles, lo que da a la familia una connotación muy particular: su estructura es estable y cuasi rígida. En los otros sistemas sociales los miembros participan en la medida que son funcionales a las metas, sino son expulsados o reconvertidos. Esta es la característica de las empresas que determinan su personal y su dirección en función de las metas que definen. La misión y la estrategia de la empresa determinan la estructura que deberá tener para alcanzar sus fines.
Siguiendo a Mario Bunge las relaciones que se establecen entre los componentes de una estructura se pueden clasificar en cuatro tipos básicos: relaciones de poder, relaciones de producción, relaciones psicosociales y relaciones de conocimiento. Las relaciones de poder son las que definen las líneas de autoridad y las potestades de cada miembro del sistema. Las relaciones de producción o económicas son las que estructuran los procesos y las actividades necesarias para producir los resultados del sistema. Las relaciones psicosociales establecen los vínculos emocionales entre los miembros del sistema –amor, confianza, lealtad, enemistad, etc.-Finalmente, las relaciones de conocimiento son las que producen y conservan el aprendizaje necesario del sistema para cumplir su misión cada vez mejor.
Es importante entender que los sistemas sociales –incluyendo a la empresa y la familia- experimentan todas esas relaciones de manera continua y conjunta, lo que determina su condición de sistemas dinámicos que cumplen un ciclo de vida.
Al igual que todo organismo biológico, un sistema social nace, se fortalece, se desarrolla, enferma y eventualmente muere cuando ya no puede lograr sus fines. En el caso de las empresas la muerte es su bancarrota o disolución. En el caso de las familias hay dos formas de “muerte”: cuando carece de descendencia, situación que es poco probable aunque no por eso imposible; o cuando disuelven sus vínculos y deja de actuar funcionalmente como una familia pasando a ser un conjunto de individuos desconectados. La continuidad de la EF es incompatible con cualquiera de estas formas de extinción familiar.
Lo que determina la salud de un sistema social es la eficacia y eficiencia con que persigue su misión. En el caso de una empresa es la capacidad de crear mercados, de proveer bienes y servicios en condiciones que satisfagan a los clientes y de generar una renta suficiente para sus dueños de manera sustentable en el tiempo. En la medida que la empresa desarrolle estos logros sus operaciones crecerán y generarán recursos suficientes para innovar y mantener sus ventajas competitivas respecto de sus competidores.
Los logros de la familia no son tan empíricos. Una familia cumple su misión en un plano humano caracterizado por el amor entre sus miembros, su sano crecimiento y maduración y la realización de los proyectos personales de sus miembros. La prosperidad familiar debe entenderse en el plano existencial de sus miembros, para lo cual el acrecentamiento del patrimonio es una condición deseada pero nunca suficiente.
Las operaciones de los sistemas se organizan bajo el formato de procesos encadenados, tal que las tareas se cumplan con eficiencia y eficacia y el sistema alcance sus fines. Todos los sistemas tienen procesos más o menos definidos que organizan sus actividades naturales. Cuanto más sofisticado es el sistema más preciso deberá ser el diseño de los procesos.
En la empresa los procesos convierten los insumos en ventas a través de una serie de operaciones que agregan valor a los bienes y servicios producidos. Es fácil observar los procesos productivos, comerciales, administrativos, financieros, de planificación y control, etc. Los procesos operan a través de la estructura y siguen pautas crecientes de calidad para optimizar los resultados del negocio. Cada tanto la estructura de la empresa debe ser reordenada para dar saltos de calidad y adecuarse a las novedades de cada momento.
En la familia sucede algo similar, aunque nos cuesta más identificar los procesos habituales porque suceden de una manera más natural. La familia se provee de hospedaje, alimento, salud, educación, esparcimiento, etc. y para todo ello requiere cierta organización y asignación de responsabilidades entre sus miembros. Igualmente esos procesos sufren modificaciones en el tiempo que adecuan el orden familiar a las novedades de la vida: nacimientos, maduración de los hijos, cambio de colegios, progreso económico, mudanzas, etc.
Otra característica esencial de los sistemas sociales es que no existen aisladamente de su entorno. Todo sistema tiene un entorno con el que está en permanente comunicación y del cual se nutre y al cual provee algún bien o servicio. La dinámica de la interacción del sistema con su entorno es de vital importancia porque esas relaciones se deben ir reconfigurando a medida que ocurren cambios. Y en el entorno siempre hay novedades, algunas veces muy importantes.
En el caso de la empresa el entorno condiciona absolutamente sus operaciones y en consecuencia su estructura. Dentro de las condiciones del entorno la empresa debe lograr ser eficiente y competitiva para lo cual tiene que metabolizar las turbulencias y aprovechar las oportunidades de los mercados en los que participa. La dinámica de los mercados es permanente y agresiva y la empresa debe aprender a cabalgar esas mutaciones con velocidad y visión estratégica. Las relaciones con los clientes, los proveedores, las fuentes de financiación, los mercados de trabajo, los entes oficiales y reguladores y con toda la comunidad hacen que la situación de una empresa nunca sea del todo estable.
En las familias las relaciones con el entorno también son fundamentales pero no tienen la misma naturaleza que la de la empresa y sus mercados comerciales. La familia debe vivir en comunidad, educar a los hijos, participar de proyectos sociales y comunitarios, etc. Además de estas relaciones permanentes, con el tiempo la familia irá incorporando a nuevos miembros a través de matrimonios y de nuevas relaciones sociales y amistosas que influirán sobre el núcleo familiar y sus decisiones.
La salud de los sistemas sociales estará determinada por su capacidad de adaptación a las novedades del entorno. Es decir, la estructura –suma de recursos y relaciones de la organización- se deberá reconfigurar para hacer que el sistema llegue a sus fines de la manera más exitosa según las condiciones del entorno. Los ajustes de misión, entorno y estructura son un juego de adaptación continuo y dinámico en el que radica la capacidad de evolución y crecimiento de una organización. La organización cambia para prosperar. Podemos decir que la organización mantiene un diálogo abierto con su medio y según las novedades que recibe debe reconducirse y adaptarse cada vez para lograr sus metas. La inmovilidad y la rigidez enferma a las organizaciones.
También la cultura de los sistemas sociales importa. Cada sistema desarrolla sus reglas de comportamiento, sus códigos. Ese temperamento sobrevuela su forma de hacer las cosas y se constituye como una ley no escrita de cómo proceder. Hay empresas más formales, más conservadoras, más audaces, etc. Esta forma de ser es una construcción muy sutil y propia de cada organización que se va sancionando en el tiempo y de manera natural. El ejemplo de los líderes, la memoria colectiva de la organización, las reacciones en momentos críticos y en general los comportamientos demostrados a lo largo del tiempo van dejando una marca propia que cada organización sabe reconocer.
En las familias esta cultura es un factor de reconocimiento y de identidad muy potente. “Se es” de determinada forma y en esa forma se educan a las nuevas generaciones. Los valores familiares son un fuerte argumento de comunión entre los miembros. Inculcar ese conjunto de valores tiene un doble efecto: es a la vez un factor de cohesión interno como también un límite que señala lo “extraño”.
Hemos visto como en la EF familia y empresa son dos sistemas sociales independientes pero altamente vinculados. Entender esta mutua influencia es determinante para un buen gobierno ya que cada evento será “metabolizado” por la empresa y la familia según las características propias y particulares de sus sistemas. Y esos “metabolismos” no son siempre iguales y aún pueden ser contradictorios, dualidad que obliga a sus gobernantes a efectuar una atenta doble mirada de la realidad.
