Por: Ariadna Berger y Alejandro Fiordelmondo. Hoja Uno –
Las planillas de cálculo están presentes en los ámbitos más diversos. Se estima que a nivel mundial hay 750 millones de usuarios de Excel, a los cuales se suman usuarios de otros softwares menos difundidos. Es decir que, a pesar del impulso que también han tenido los softwares de gestión específicos en diversas áreas, las planillas de cálculo siguen vigentes en el trabajo diario.
En las empresas agropecuarias, y dependiendo de la escala y los recursos tecnológicos y humanos de cada una, las planillas tienen múltiples usos: control de stock de insumos y de existencias de hacienda, registro de compras, ventas, aplicaciones de insumos, planeamiento económico-financiero, análisis de nuevos negocios, análisis de riesgo, sólo para mencionar los principales. Muchas decisiones de agronegocios se basan en cálculos realizados en planillas de cálculo.
Sin embargo, la gran mayoría de los usuarios de planillas de cálculo están familiarizados con algunas situaciones que generan inquietud o dudas: planillas cuyo funcionamiento no se entiende del todo, resultados que no convencen o que incluso son erróneos, planillas que no contestan todas las preguntas que se deseaba que contestaran. Las encuestas a los usuarios de planillas de cálculo demuestran que estas situaciones son muy frecuentes.
Hay numerosas investigaciones acerca de los errores en hojas de cálculo y todas coinciden en tres puntos: a) hay una alta probabilidad de que existan errores en las planillas de cálculo, b) éstos son sumamente difíciles de detectar y corregir y c) los errores se hacen invisibles a su autor. El porcentaje de planillas con errores citado por estas investigaciones se acerca al 90%. Nuestra experiencia ratifica estos valores. Aunque, por supuesto, no todos los errores son igualmente graves.
Sin embargo, el único problema no son los errores. No todas las planillas –aunque calculen bien- se entienden por igual. Si los datos no están ordenados, si los gráficos confunden en cambio de explicar, si falta información, las planillas no podrán aconsejarnos bien ante una decisión de asignación de recursos, un proyecto de inversión, de financiación, compra o venta, etc.
La contrapartida de estos hallazgos es que ese gran porcentaje de planillas con errores se puede reducir aplicando buenas prácticas en el diseño y la construcción de las planillas. Algunas de éstas son sumamente simples, no tienen costo, y ni siquiera requieren habilidades especiales en el manejo del software. Son reglas que buscan asegurar cierta lógica en la planilla, reduciendo así errores durante su armado. Como los errores son difíciles de detectar una vez que están dentro de la planilla, lo mejor que se puede hacer es evitar su ingreso.
Un proceso ordenado
El primer paso para lograr buenas planillas de cálculo es entender su desarrollo como un proceso de seis etapas: alcance, especificaciones, diseño, construcción, verificación y uso. En las primeras tres (alcance, especificaciones, diseño) se puede incluso prescindir de la computadora: lápiz y papel alcanzan.
En la etapa de alcance se definen los objetivos (¿para qué necesito esta planilla?, ¿qué preguntas va a contestar?), qué incluir en el modelo, el nivel de detalle de los datos y supuestos que se necesitarán y cómo va a trabajar el modelo. Además, se estiman los tiempos y los recursos necesarios para el desarrollo y se consensua todo esto con los futuros usuarios. Es decir, se define la dirección en la que debemos ir.
En la etapa de especificaciones se define con mayor nivel de detalle la lógica del modelo. Se deben contestar las preguntas: ¿qué resultados se necesitan?, ¿qué cálculos se harán?, ¿qué supuestos alimentarán esos cálculos?
En la etapa de diseño se especifica la estructura del modelo buscando que sea simple y poco propenso a errores. Se definen qué secciones habrá en la planilla y/o cuántas solapas, el contenido de cada solapa o sección, las unidades, las fórmulas, los formatos, el potencial para su expansión y cómo será la eventual vinculación entre archivos.
Finalmente, en la etapa de construcción la planilla de cálculo empieza a tomar forma. En la práctica, muchas veces el proceso empieza en esta etapa, habiendo obviado las anteriores. En esos casos es muy factible que el modelo termine siendo más complejo de lo esperado y su armado insuma más tiempo. En cambio, si antes se pasó por las etapas de alcance, especificaciones y diseño, la construcción es rápida y fluida, porque sólo habrá que materializar lo que se pensó antes. Surgen muchos menos imprevistos.
“Muchas decisiones de agronegocios se basan en cálculos realizados en planillas de cálculo”
Terminada la construcción del modelo, y antes de usarlo, se recomienda evaluarlo y probarlo con el objetivo de buscar errores o inconsistencias: en eso consiste la etapa de verificación. Esta etapa suele saltearse, en general por falta de tiempo. Pero si en la etapa de alcance se estimaron los tiempos correctamente, habrá tiempo para esta etapa tan importante.
Después de haber pasado por estas cinco etapas se pasa a la de uso. Usar un modelo no es sólo imprimir tablas, sino presentar los resultados más relevantes, realizar análisis de sensibilidad para detectar las variables más importantes del negocio y armar gráficos útiles.
Buenas prácticas de diseño
Como complemento, una serie de buenas prácticas permite un salto de calidad muy grande en las planillas. Las planillas serán más robustas, eficientes y amigables porque serán más fáciles de entender y menos propensas a errores. A modo de ejemplo, mencionamos algunas.
1- Separar Inputs, Cálculos y Resultados: es importante diferenciar bien las secciones para los datos de entrada (inputs), los cálculos intermedios y los resultados de interés. En el caso de una planilla chica, se pueden identificar claramente las secciones en la misma solapa con títulos, formatos o dejando algunas filas en blanco entre cada sección. En una planilla más grande se pueden usar distintas solapas: una para los inputs, una para los cálculos, una para los resultados. Si todos los supuestos están en una sección bien identificada, aumenta la probabilidad de que todos los supuestos sean revisados y actualizados, facilita el armado de las fórmulas y simplifica la validación del modelo, su entendimiento y su uso.
2- Avanzar de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo (que el libro de Excel se lea como un libro). Salvo algunas pocas excepciones, lo que viene primero, debe estar arriba o la derecha. Por ejemplo, toda fórmula debería hacer referencia sólo a celdas que están en filas superiores o en columnas a la izquierda. También, el contenido de una solapa debe alimentarse de las solapas anteriores (a la izquierda). De esta manera, las fórmulas (y la planilla en su conjunto) son más fáciles de leer y además es menos probable armar una fórmula circular.
3- Incluir una hoja para comentarios y documentación, que permite que cualquier usuario se familiarice con la planilla más rápida y fácilmente. Esta solapa debería contener como mínimo una breve descripción del modelo (cuál es el objetivo del archivo, cuál es el contenido de cada solapa), el nombre de la persona responsable del archivo y la manera de contactarla, el número de versión y la fecha, unas «instrucciones» breves pero claras para usar el modelo.
“La aplicación de buenas prácticas en el diseño de planillas de cálculo aumenta la confiabilidad de los resultados, mejora la calidad de las decisiones y reduce pérdidas de tiempo y reprocesos de fórmulas y planillas”
4- Usar un código de colores, es decir asignar diferentes colores a distintos tipos de celdas. Esto simplifica la lectura y el uso de una planilla. Un código de colores permite diferenciar datos de entrada (para que el usuario sepa dónde puede ingresar un dato y dónde debe respetar la fórmula existente), identificar celdas que tienen vínculos con otras planillas, resaltar inconsistencias de datos o datos faltantes.
5- Asegurar la trazabilidad de cada resultado, explicitando claramente los supuestos que conducen a él en tantas celdas como sea necesario. Por ejemplo, en cambio de ingresar directamente un monto de ventas, desglosarlo en los supuestos de cantidad y precio. Esto permite un mejor entendimiento de cada valor y la posibilidad de evaluar fácilmente el efecto sobre el resultado de cambios en los supuestos.
La necesidad de estándares
En las empresas, numerosos procesos están estandarizados y existen normas y protocolos que los regulan. Por ejemplo, el control de cosecha, el recuento de plagas, las aplicaciones de insumos, etc. El desarrollo e implementación de una planilla de cálculo también debería ser un proceso regulado por ciertos estándares, para evitar confusiones, errores y pérdidas de tiempo.
De esta manera, un formato común a todas las planillas de la empresa asegura que todos los usuarios podrán identificar inmediatamente la celda en la que se ingresan datos, sin romper fórmulas de manera accidental. Y quien reciba planillas de diferentes usuarios para consolidar un reporte para la gerencia no deberá unificar los formatos de cada planilla, sino que ya recibirá todos los datos con la misma tipografía, colores, estilo de gráficos y lógica en la presentación de los datos.
Se pueden estandarizar aspectos como el proceso a seguir para el armado y verificación de una planilla, sus formatos, el contenido de la hoja de documentación, el checklist final antes de su implementación. Esto no es una práctica común, pero de a poco se está tomando conciencia de su importancia.
Conclusiones
Muchas decisiones de agronegocios se basan en cálculos hechos en planillas de cálculo, pero no siempre las planillas se desarrollan con el cuidado que merecen. Por eso es importante buscar un mayor grado de profesionalismo en el armado de las mismas: diseñar bien las planillas desde el momento cero las transforma en unas buenas aliadas en la toma de decisiones. Esto no implica necesariamente dominar todas las funciones del software. Alcanza con entender que el armado de una planilla es un proceso que requiere planificación y que la aplicación de buenas prácticas en el diseño de planillas de cálculo aumenta la confiabilidad de los resultados, mejora la calidad de las decisiones y reduce pérdidas de tiempo y reprocesos de fórmulas y planillas.
