Frente al contexto de incertidumbre económica y político actual, además de desarrollar un correcto proceso productivo, el empresario agropecuario deberá controlar muy bien todos los factores que inciden en su resultado económico: el circuito comercial, la estrategia financiera y la proyección fiscal, entre otros.
Por: Marcos Gaona y Juan Martín Bartolomé. Consultora AZ-Group
El contexto desafiante y volátil que enfrentan las empresas agropecuarias en las últimas semanas determina que ya no alcance con ser un buen productor de granos, carne o leche. Tener sabiduría y experiencia en esas actividades es condición necesaria, pero no suficiente: el empresario deberá capitalizar nuevas herramientas que le permitan controlar su negocio en todo su ciclo, no solo observando lo que pasa en cada lote. Es decir, el productor rural viable en este contexto cambiante será un empresario en constante capacitación, que deberá considerar todas las variables que inciden en su empresa.
La profesionalización de la actividad deberá ser bien recibida para formarse en todos los ítems desde donde se puede controlar el negocio agropecuario: producción en el lote, ingreso de los productos en el circuito comercial, flujos de documentación, manejo financiero, incidencia de la carga impositiva, etc. Es imprescindible intervenir en cada uno de estos momentos del negocio y diseñar los procesos que permitan detectar y corregir ineficiencias.
Equipo administrativo
El sistema comercial es un circuito complejo que puede desanimar a cualquiera, pero se puede enfrentar mejor con información y con líneas de trabajo ricas en controles. Para ello hay que contar con un equipo capacitado, con las cualidades necesarias para procesar los datos con un criterio previamente determinado. Además, los integrantes del equipo deberán contar con aptitudes técnicas para poder manejar presupuestos, control de liquidaciones, evaluación de contratos y otros procedimientos administrativos.
Un ejemplo de lo expuesto es el control de liquidaciones de granos que se debe efectuar en cada campaña agrícola. Hay que prestar especial atención a esos documentos, si se considera que quien factura es el comprador de la mercadería en el caso de productores primarios. En la liquidación puede encontrarse el precio pactado para la operación, la calidad que se está pagando por la mercadería y los descuentos por fletes, servicios de acopio y retenciones de impuestos. Para controlar eficientemente todos los ítems hay que estar involucrado con las condiciones comerciales de cada negocio, y así poder verificar si el pago que se está recibiendo tiene el precio, la calidad y los gastos comerciales correspondientes.
También será importante contar con el soporte impositivo. Es decir, estar capacitados para poder revisar si los descuentos fiscales, como por ejemplo las retenciones, fueron calculadas de acuerdo con las resoluciones vigentes. Recuérdese que un impuesto mal retenido puede generar créditos fiscales inmovilizados y de difícil recupero.
Por otro lado, es importante tener bien definidos los puestos de trabajo del equipo en cuanto a las tareas y a su alcance, y que las personas que lo integren sean conscientes de que son piezas clave para que el trabajo eficiente del área productiva se traduzca en buenos resultados económicos.
Sistema y procesos
Para administrar las empresas del agro será necesario contar con un sistema contable y de gestión de apoyo que permita brindar seguridad en la información, con una contabilidad clara y actualizada que pueda emitir los reportes de gestión a tiempo. También, que sepa emitir las alertas para cumplir con las obligaciones fiscales y evite duplicar la carga de planillas. Las más comunes son Citi compras y ventas, libros de IVA digital, retenciones, percepciones y otros.
Para aprovechar de buena manera el sistema hay que establecer los procesos que requiere una administración sana, que refleje correctamente cada operación y segmente los distintos negocios para poder medir los resultados de forma correcta.
Los procesos son un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que transforman elementos de entrada en salidas. Estas últimas pueden ser reportes o productos. Es importante que los procesos estén bien definidos, con sus tareas específicas y con las personas responsables, para que se lleven a cabo de la manera esperada, orientada a obtener un resultado.
Lo que no se mide, no se mejora
Es necesario que la empresa tenga instancias de control en la producción, en la logística, en la venta y en la cobranza. Expresado de otra manera: la administración debe estar al servicio de todas las áreas y ayudar a generar la información necesaria para detectar dónde se puede ser más eficiente y agregar valor a la empresa. La tarea de controlar y generar reportes, así como su seguimiento, deberán ser constantes y perdurables; de nada sirve trabajar sobre un proceso y olvidarlo con el paso del tiempo.
Luego de registrar la información, la administración debe presentarla de forma tal que posibilite calcular los resultados de las campañas y disponer de indicadores que permitan entender cómo el resultado presente fue la consecuencia de las decisiones pasadas. Solo un acontecimiento imprevisto podría haber modificado el rumbo.. El final del proceso será fijar nuevos objetivos: determinar dónde se quiere llegar y luego planificar el camino por recorrer para lograr los resultados esperados.
Planificación fiscal y financiera
Un componente importantísimo de la administración de las empresas agropecuarias es la planificación fiscal. Se sabe que el sector soporta una alta carga impositiva y es sujeto de diferentes regímenes de información y de distintas normas de aplicación nacional, provincial y municipal, que terminan siendo un desafío diario para los administradores. Un adecuado seguimiento de los pre balances de las empresas permitirá advertir el impacto impositivo que puede tener la evolución de los negocios, un factor gravitante en el proceso de toma de decisiones.
El área de finanzas suele estar dentro de las administraciones y es un pilar fundamental en el negocio agrícola. Es vital que haya una presupuestación financiera que permita hacer frente a las obligaciones comerciales de la forma más eficiente, aprovechando lo que ofrece el mercado financiero, y para estar preparados ante alguna oportunidad que se presente.
En síntesis: en el nuevo contexto, una buena administración deberá ayudar a mejorar los márgenes y a agregar valor. Un buen empresario agropecuario deberá asumir nuevos roles y liderar un equipo que controle permanentemente los procesos comerciales, administrativos y económicos de su negocio, más allá de lo productivo, para poder crecer y ser sustentable en el tiempo.
